桌椅是基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。
会议上的茶水饮料准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是能让每个人都接受的选择。
会议室桌椅设计注意事项：
颜色：会议室，内部员工开会和接待外部来访人员，要结合自身企业文化品位，体现和提升自身形象。选择会议室桌椅时要注意色系，要给人明快的感觉，还是沉稳的感觉，这直接关系到自身的形象。
材质：关系会议桌椅的质量，保质期，或耐磨等相关优缺点，同时还直接映射出档次的问题，需要考虑与周围的装饰环境是否搭配协调一致。
小型会议室要避免选购的会议桌椅占了大部份的空间，不但不会显得“大气”，反而让人很有压迫感，失了档次，也会造成行动的不便。
小型会议室局限于空间，在布置的时候，就不能选用过于“大气”的会议桌椅，要能与之相配的。例如弓型椅或是四脚椅就是，主要是不占地方，又可叠放，还美观又大方。
大型会议室在空间布局上会采用长形的会议桌比较恰当，会采用比较大型，让人舒适的椅子。