编号
档号编制：给每个档案或档案盒编制的档号，档号应包含分类号、年度、案卷号等信息，例如 “XZ - 2023 - 001”，其中 “XZ” 表示行政档案，“2023” 是年度，“001” 是案卷号。
编号标识：在档案盒或档案上清晰地标注档号，可使用标签或直接打印在档案盒上，确保编号醒目、易于识别。
数字化
扫描：利用扫描仪将纸质档案转换为电子图像，存储在计算机中。扫描时应根据档案的质量和使用要求，选择合适的分辨率和扫描格式。
图像处理：对扫描后的电子图像进行处理，如调整亮度、对比度、去除噪点等，提高图像质量。
索引建立：为数字化档案建立索引，将电子图像与档案目录信息关联起来，实现快速检索。
后续工作
库房管理：将整理好的档案按照分类和编号顺序存放在档案库房的相应位置，并建立库房档案存放示意图，方便查找和管理。
定期检查：定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、丢失等情况，及时发现问题并采取措施进行处理。
动态管理：随着新档案的不断形成，要按照整理规则及时将其纳入档案体系中，确保档案的完整性和时效性。
保持一致性和灵活性
一致性：在整个档案整理过程中，要保持主题和分类标准的一致性，避免出现同一类档案在不同部分采用不同分类标准的情况。这有助于建立统一的档案管理体系，方便档案的管理和利用。
灵活性：虽然要保持一致性，但也不能过于僵化，要根据档案的实际情况和特殊需求，适当调整和灵活运用分类标准。对于一些难以准确归类的档案，可以设置 “其他” 类别作为兜底，但要尽量减少此类情况的出现，确保分类体系的科学性和合理性。